Wenn sich eine interessierte Organisation, Institution, Kommune oder Verein registriert hat, beginnt ein Prüfungsverfahren. Bei positivem Ergebnis erteilt das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg eine Ausstellungsberechtigung.

Die Organisation kann nun für ihre Engagierten online einen Engagementnachweis ausfüllen. Eine von der ausstellungsberechtigten Organisation autorisierte Person muss den Engagementnachweis unterschreiben.