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Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen stellen. Das betrifft Rechnungen an folgende Stellen:

  • alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
  • Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
  • Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes empfangen, zum Beispiel einige Museen) und
  • kooperierende Bundesländer: Thüringen (Stand Dezember 2019)

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

  • Weberfassung,
  • Upload,
  • EMail und
  • PEPPOL (derzeit noch nicht auf jeder Plattform verfügbar).

Ihre Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie den öffentlichen Adressaten anhand der LeitwegID bereitgestellt. Die LeitwegID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.

Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung jederzeit über Ihr Zugangskonto einsehen. Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen. Sie müssen

  • maschinenlesbar sein und
  • in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).

Ab dem 27.11.2020 sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, wenn Sie Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene erbringen. Davon ausgenommen sind nur Rechnungen, die

  • nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 netto gestellt werden,
  • geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes oder sonstige Beschaffungen im Ausland oder
  • in Verfahren der Organleihe i.S.v, § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.

Die Pflicht ERechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, tritt für Bundesländer spätestens am 18.04.2020 (gegebenenfalls vorher entsprechend der jeweiligen ERechnungsverordnung auf Landesebene) in Kraft.

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