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11.06.2019

Perspektivwechsel: Landrat Frank Scherer macht Schnupperpraktika in der Kfz-Zulassungsstelle

„Der nächste bitte“, wird in der Offenburger Kfz-Zulassungsstelle schon länger nicht mehr gerufen. Hier läuft mittlerweile alles digital. Die Mitarbeiter signalisieren ihre Verfügbarkeit und auf der Anzeigetafel im Wartebereich erscheint die Nummer des nächsten Kunden. Doch das ist erst der Anfang. Mit Hochdruck arbeitet das Landratsamt an einem Zeitmanagement, das den Kunden die Wartezeit deutlich verkürzt. Ab Herbst sollen Kunden online die aktuelle Wartezeit abfragen können und dann selbst entscheiden, ob sie den Gang zur Zulassungsstelle antreten möchten oder noch etwas abwarten und beobachten wie sich der Balken verändert.

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Am Schnellschalter werden einfache Änderungen sofort vorgenommen.

Das erste Gesicht, das Kunden beim Eintreten in die Zulassungsstelle sehen ist das von Marie-Louise Adolf. Die 24-Jährige sitzt am Infoschalter, auch „Schnellschalter“ genannt. Die Kolleginnen an diesem Schalter sind genau das: schnell. Um die Wartezeit der Kunden so gut es geht zu verkürzen, können gleich am Eingang die meisten Anliegen erledigt werden. Ob Abmeldungen, Namens- und Adressänderungen, oder das Beschaffen von Feinstaubplaketten, all das ist innerhalb weniger Minuten erledigt. „Ziel ist es die Kollegen und Kolleginnen am Schalter zu entlasten und gleichzeitig die Wartezeit für die Kunden zu reduzieren“, erklärt Franz Benz, Leiter der Zulassungsstelle.

Wartezeiten reduzieren und die Digitalisierung vorantreiben

An diesem Dienstagmorgen sitzt Landrat Frank Scherer mit Marie-Louise Adolf am Schnellschalter. Scherer will mit seinen Praktika die vielen Berufsbilder des Landratsamtes noch besser kennen lernen und für die Berufsbilder werben. Nachdem er mit Simon Zeil von der Straßenmeisterei die Schwarzwälder Straßen von Schnee befreite und Thomas Udri bei seiner Arbeit als Disponent der Integrierten Leitstelle begleitete, durchläuft er an diesem Tag vier Stationen der Zulassungsstelle. Die erste: Der Infoschalter.

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Über 230.000 Vorgänge bearbeiten die Mitarbeiter der Zulassungsstellen des Ortenaukreises pro Jahr.

Zehn Meter weiter sitzt Stefanie Fritsch an Schalter Nummer vier und signalisiert dem System ihre Verfügbarkeit. Mit einem „Pling“ wird die nächste Kundin aufgerufen und nimmt Platz. Auch Frank Scherer sitzt der Kundin gegenüber und erkundigt sich nach ihrem Anliegen: Kfz-Zulassung. Über 230.000 Vorgänge, wie etwa Abmeldungen, Neuzulassungen oder Umschreibungen, bearbeiten die 55 Mitarbeiter pro Jahr; unmittelbar und in direktem Kundenkontakt. Wenn es nach Franz Benz geht wird der persönliche Kontakt bald durch zusätzliche Online-Angebote ergänzt: „Ab Oktober dieses Jahres sollen alle Standardverfahren wie Ersterfassung, Umschreibung und Kennzeichenmitnahme auch von zuhause aus durchführbar sein“. „Die Kunden können sich den Zulassungsbescheid ausdrucken und gleich losfahren“, freut sich Benz. Landrat Scherer unterstützt die Bestrebungen, die Stelle noch digitaler zu machen. „Als Modell-Kommune haben wir im Bereich Digitalisierung eine klare Vorbildfunktion“, so Scherer. „In allen Bereichen möchten wir den Kunden den Gang zum Amt soweit es geht zu ersparen. Scherer spielt damit auf weitere Online-Dienste des Landratsamtes an, wie den Chatbot „Ortena“, der ab Ende 2019 für Kundenfragen auf der Webseite des Ortenaukreises zur Verfügung stehen soll.

Persönlicher Ansprechpartner

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Alle Anrufe sammeln sich im Büro von Rebecca Weber.

Nicht nur online, auch telefonisch ist die Zulassungsstelle täglich erreichbar. Bei Rebecca Weber und ihrer Kollegin sammeln sich alle Anrufe des Ortenaukreises. „Oft erreichen uns Fragen zum generellen Ablauf und den nötigen Unterlagen, erklärt die 26-Jährige. Nach ihrer Ausbildung zur Bürokauffrau wechselte sie nach einem Verwaltungslehrgang in die Zulassungsstelle. Die Oberkircherin freut sich, dass das Landratsamt auch Quereinsteigern vielseitige Möglichkeiten bietet. Sie fühle sich sehr wohl und finde die Arbeit am Telefon spannend. „Man weiß nie, was einen am anderen Ende der Leitung erwartet“, so Weber.

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Auf einer Landkarte werden die Strecken der Schwertransportfahrten geplant.

Einen Blick hinter die Kulissen ermöglichte Linda Wangler, zuständig für Groß-und Schwertransporte im Kreis. Gemeinsam mit ihren vier Kollegen bearbeitet sie rund 10.000 Genehmigungen pro Jahr. Ein Fulltime Job, bei dem die 21-Jährige stets den Überblick behalten muss, denn sie begleitet den Schwertransport vom Startpunkt im Ortenaukreis, bis zum Zielort, wo auch immer sich dieser befindet. „Wir sind hierbei für alle deutschen Straßen außer den Autobahnen zuständig“, erklärt Wangler.

Scherer ist beeindruckt von der Vielfältigkeit der Aufgaben in der Zulassungsstelle. „Ich bin begeistert von der Professionalität, Geduld und Ausdauer meiner Kolleginnen und Kollegen, die in kürzester Zeit eine Vielzahl von Anträgen unterschiedlichster Art bewältigen“. Er lobte auch das Engagement der Zulassungsstelle um die Kundenzufriedenheit stetig zu erhöhen und die Abläufe für die Antragssteller zu vereinfachen. „Unser Motto ‚Wir halten die Ortenau am Laufen‘ wird hier täglich gelebt“, so Scherer.

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